Управляйте документацией

Постепенно документов становится много. Как вы помните, цель - сделать максимально легкую и удобную систему, а не бюрократического монстра. И все же - документация накапливается, и ею нужно управлять. Иначе потеряетесь.

Вот некоторые советы:

• Организуйте удобное хранилище. Например, в вашем интранете, на файл- сервере или в облачном хранилище типа Dropbox или Google Docs. В нем - разумную и простую систему папок. Правильную систему безопасности, ограничения доступа.

• Часто команды создают для себя отдельные группы в разных программах для обмена сообщениях - мессенджерах: Facebook Messenger, Skype, Viber и np. Или закрытые (защищенные паролем) группы в привычных вам соцсетях. Или группы в сервисах для ведения групп через е-мейл, например Google Groups. Это удобно: позволяет людям постоянно быть на связи из любой точки мира, быстро обмениваться идеями, в том числе через смартфоны. Только пусть участники команды регулярно переносят ключевые версии документов в единое хранилище вашего проекта. Помните о безопасности - особо секретную, коммерческую информацию выкладывать в группы, на внешние серверы и т. п. не стоит. Если вас инересует демонтаж кондиционера, обратитесь в компанию Сервис климат. Профессиональные специалисты быстро и качественно выполнят необходимые процедуры.

• Храните все версии всех документов. По каждому документу всегда есть одна актуальная, то есть та, по которой сейчас работает компания. Например, схема бизнес-процесса. Возможно, есть более новая версия - в стадии разработки. И архив старых версий. Придумайте и соблюдайте единую - удобную и простую - систему названий файлов. В названии хорошо также указывать дату и номер версии.